Zu viele Routine-Aufgaben.
E-Mails, Angebote, Social-Media-Posts, Termine — täglich Stunden, die niemand direkt bezahlt.
Leistung · KI-Mitarbeiter
Ihr eigener KI-Mitarbeiter.
Verlässlich, im Hintergrund, rund um die Uhr.
Ein digitaler Mitarbeiter, der wiederkehrende Aufgaben übernimmt — Anfragen beantworten, Inhalte erstellen, Termine koordinieren, Daten zusammenführen. Maßgeschneidert auf Ihre Prozesse, integriert in Tools, die Sie ohnehin nutzen.
Ausgangslage
Warum Unternehmen einen KI-Mitarbeiter brauchen.
Zu wenig Zeit für das Wesentliche.
Strategie, Kundenbeziehung und Wachstum bleiben liegen, weil die Routine alles auffrisst.
Zu viele Tools, zu wenig Übersicht.
Gmail, Google Drive, CRM, Notion, WhatsApp, Google Sheets/Excel — Informationen liegen verteilt und werden mehrfach erfasst.
Mitarbeiter sind schwer zu finden.
Eine zusätzliche Stelle kostet Monate Rekrutierung und mindestens €40.000 pro Jahr — bei unsicherer Auslastung.
Ein KI-Mitarbeiter übernimmt diese Routine. Er arbeitet rund um die Uhr, ist typisch nach 1-2 Wochen einsatzbereit und kostet einen Bruchteil einer Vollzeitstelle.
Was er übernimmt
Vier Bereiche, in denen ein KI-Mitarbeiter heute zuverlässig arbeitet.
Welche dieser Aufgaben für Sie sinnvoll sind, klären wir im Erstgespräch — meist starten wir mit einem konkreten Bereich und bauen schrittweise aus.
Kundenkommunikation
- Häufige Anfragen automatisch beantworten
- E-Mails vorqualifizieren und Entwürfe vorbereiten
- FAQ-Antworten aus Ihren Dokumenten generieren
- Anfragen ins CRM übernehmen und kategorisieren
Marketing & Content
- Social-Media-Texte aus wenigen Stichworten
- Werbeanzeigen-Varianten für Tests generieren
- Blog-Entwürfe aus internem Wissen ableiten
- Newsletter-Bausteine vorschlagen
Organisation
- Termine koordinieren und bestätigen
- Leads strukturieren und priorisieren
- Daten aus E-Mails und PDFs auslesen
- Reports und Zusammenfassungen erstellen
Prozess-Automation
- Tools verbinden (CRM, Mail, Drive, n8n)
- Wiederkehrende Abläufe vollautomatisch ausführen
- Daten zwischen Systemen synchronisieren
- Alerts bei kritischen Ereignissen senden
Beispiel-Anwendungen
Wie ein KI-Mitarbeiter konkret aussieht.
Drei reale Profile, die ich für KMU in dieser oder ähnlicher Form gebaut habe oder gerade baue.
Klara
Beantwortet wiederkehrende Anfragen, qualifiziert Leads vor und übergibt nur die wichtigen an das Team. Spart typischerweise 6–10 Stunden pro Woche.
Max
Erstellt Social-Media-Inhalte, Werbevarianten und Newsletter-Entwürfe aus einem zentralen Themen-Backlog. Sie behalten Freigabe und Stimme der Marke.
Eva
Liest Daten aus E-Mails, PDFs und Formularen aus, fügt sie ins CRM oder in Tabellen ein und erstellt wöchentliche Reports automatisch.
Was Sie davon haben
Vorteile, die sich messen lassen.
Zeit für strategische Arbeit zurückgewinnen
Personalkosten für Routinearbeit reduzieren
Weniger Fehler durch konsistente Abläufe
Schnellere Reaktion auf Kundenanfragen
Klare Übersicht statt Tool-Chaos
Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit ohne Schichtbetrieb
Entlastung des Teams für anspruchsvolle Aufgaben
Wachstum ohne proportional steigende Fixkosten
Für wen
Für Unternehmen, die effizienter arbeiten möchten.
Agenturen
Marketing, Web, Kreativ
Berater & Coaches
Lead-Management & Content
Dienstleister
Termine, Angebote, Service
Handwerk & Bau
Anfragen, Angebote, Doku
Planungsbüros
Doku, Reports, Auswertung
Studios & Salons
Buchung & Kundenpflege
Verwaltung
Hausverwaltung, Vereine
KMU & Mittelstand
Interne Assistenten
Vertrauen & Technik
Worauf Sie sich verlassen können.
DSGVO & EU-Hosting
n8n und Workflow-Daten laufen bei Hostinger in der EU, Mistral aus Paris als KI-Default. Personenbezogene Daten werden vor jeder US-KI pseudonymisiert. Bei sensiblen Daten optional Mac Mini bei Ihnen vor Ort (~€1.000). AVV gehört zu jedem Projekt. Details: /datensicherheit/.
Bewährte Modelle
Anthropic Claude, Mistral, OpenAI — je nach Aufgabe das passende Modell, kein Hype.
Stabile Workflows mit n8n
Self-hostbar, transparent, mit Logs und Fallback-Pfaden für jeden Schritt.
Integration in Ihre Tools
Verbindet sich mit Google Workspace, Microsoft 365, Gmail / Outlook, CRMs und Ihren Datenquellen.
Menschliche Kontrolle
Confidence-Schwellen und Freigabe-Punkte stelle ich gemeinsam mit Ihnen ein — kritisches geht erst nach Bestätigung raus.
Übergabe & Schulung
Auf Wunsch Schulung Ihres Teams und einfache Bedienoberflächen — kein Prompt-Engineering nötig.
Häufige Fragen
Was Kunden zum KI-Mitarbeiter fragen.
Ein KI-Mitarbeiter ist kein neues Tool, sondern eine Kombination aus KI-Modellen (z.B. Claude oder Mistral), Workflow-Logik (typischerweise n8n) und Integrationen in Ihre bestehenden Systeme — gebaut für eine konkrete Aufgabe in Ihrem Unternehmen. Statt einer generischen ChatGPT-Oberfläche bekommen Sie einen Assistenten, der genau Ihre Prozesse, Ihre Sprache und Ihre Daten kennt.
Nein. Ein KI-Mitarbeiter übernimmt Routine — keine Strategie, keine kreative Entscheidung, keine zwischenmenschliche Kommunikation. Ziel ist, dass Ihr Team mehr Zeit für die Tätigkeiten hat, in denen Menschen tatsächlich besser sind. Bestehende Mitarbeiter werden entlastet, nicht ersetzt.
Alles, was strukturierter Routine entspricht: Anfragen vorqualifizieren, FAQ-Antworten, E-Mail-Entwürfe, Termin-Koordination, Daten aus E-Mails und PDFs extrahieren, Reports erstellen, Social-Media-Posts entwerfen, CRM-Einträge anlegen. Komplexe Verhandlungen, sensible Personalentscheidungen oder kreative Konzeption bleiben beim Menschen.
Ja, das ist sogar der Standardfall. Anbindungen an Google Workspace (Gmail, Google Drive, Google Sheets, Google Calendar), Microsoft 365, Outlook, gängige CRMs (HubSpot, Pipedrive, Notion), WhatsApp Business, Slack/Google Chat und Datenbanken sind eingespielt. Wo es keinen fertigen Konnektor gibt, baue ich ihn über die jeweilige API oder n8n.
Ja. n8n und Datenspeicherung laufen bei Hostinger in der EU, Mistral aus Paris als KI-Default. Wenn Claude (US) für komplexe Aufgaben gebraucht wird, werden Namen, Adressen und IDs vorher pseudonymisiert — die KI sieht nie Klardaten. Für besonders sensible Daten ist optional ein lokales Ollama-Setup auf Mac Mini (~€1.000 Hardware) bei Ihnen vor Ort möglich — dann verlassen die Daten Ihr Büro nie. Auftragsverarbeitungsverträge gehören zu jedem Projekt. Komplette Übersicht der Schutzebenen: /datensicherheit/.
Ein erster, fokussierter Use-Case läuft typischerweise im Pilot-Format ab: vier kaufbare Branchen-Pakete (Hausverwaltung, Immobilienmakler, Versicherungsmakler, Handwerk/WhatsApp) zum einheitlichen Festpreis €990* — in der aktuellen Pilot-Phase 2026 mit Logo-/Testimonial-Gegenleistung sogar €690*. Dauer 14 Tage bis Live. Monatliche Betreuung optional ab €99 nach dem Start. Dazu laufende Betriebskosten für KI-Nutzung und Hosting — diese Konten laufen auf Ihren Namen, die Anbieter verrechnen direkt mit Ihnen, erfahrungsgemäß im niedrigen zweistelligen bis dreistelligen Euro-Bereich pro Monat. Custom-Pilote außerhalb der vier Branchen ab €1.490*. Größere Mehr-Modul-Setups €5.000–€15.000*. Auf kinavigator.at gibt es einen Spar-Rechner, in dem Sie Ihre konkrete Wirtschaftlichkeit selbst durchrechnen können.
Ein erster Pilot ist meist nach zwei Wochen produktiv — von Anforderungsklärung bis Go-Live. Voraussetzung ist, dass Sie in den ersten Tagen Zugänge und Beispieldaten bereitstellen. Mehr-Modul-Setups bauen wir in Iterationen auf, damit Sie früh erste Ergebnisse sehen.
Wäre das auch in Ihrem Unternehmen sinnvoll?
Auf kinavigator.at gibt es einen Spar-Rechner, mit dem Sie Ihre realistische Ersparnis selbst durchrechnen. Wenn Sie danach konkret planen wollen, sprechen wir in einem kurzen Erstgespräch über den passenden Pilot-Umfang.