KI für Handwerksbetrieb.

„Pro Woche 5–10 Anfragen, jede mit anderem Umfang (Küche, Schrank, Boden, Maler-Arbeit). Ich nehme Maße auf, schreibe ein Word-Angebot mit Materialliste, kalkuliere Stunden, mache PDF, schicke es ab. 1–2 Stunden pro Angebot. Abends bis 22 Uhr — nicht skalierbar."

Aus einer strukturierten Kundenanfrage (Webformular, Telefon-Notiz, WhatsApp) entsteht ein versandfertiges PDF-Angebot — basierend auf Ihrer Preisliste, Stundensätzen und Standardtexten. Sie prüfen und versenden.

„Pro Anfrage 2–3 Mails oder Anrufe, bis ein Vor-Ort-Termin steht: „Geht Dienstag 14 Uhr? Oder doch lieber Mittwoch 10 Uhr?" Mein Kalender, die Außendienst-Routen, die Mitarbeiter-Verfügbarkeit muss ich manuell abgleichen. 15–20 Minuten pro Termin, oft mehrfach pro Woche."

Eingehende Anfragen mit Terminwunsch werden mit einem Calendly-/Cal.com-Link beantwortet, der nur die Slots zeigt, an denen Sie und Ihr Team Zeit haben — inklusive Anfahrts-Pufferzeiten für Außentermine. Kunde bucht selbst, Erinnerung automatisch.

„Beim Auftrag mache ich Fotos vom Vorher-Zustand, vom Fortschritt, vom Endergebnis — alles auf dem Handy. Am Ende sind 200 Bilder in der Galerie, ohne Ordnung. Bei späteren Reklamationen oder Folgeaufträgen suche ich Stunden, bis ich das richtige Foto finde."

Sie schicken Fotos per WhatsApp an eine zentrale Nummer mit kurzem Kommentar („Auftrag Müller, Bad-Renovierung, Tag 2"). KI ordnet automatisch zu Projekt, beschriftet, legt in Cloud-Ordner ab und erstellt am Auftragsende eine PDF-Dokumentation.

„Ich schicke ein Angebot — dann nichts. Soll ich nachfragen? Wann? Wie oft? In Praxis mache ich das selten, weil ich vergesse. Schätzungsweise 30–40 % der Angebote bleiben unkommentiert, viele davon wären gewinnbar gewesen mit einem freundlichen Nachfass."

Nach 7 Tagen ohne Antwort geht automatisch eine freundliche Nachfass-Mail an den Kunden mit Anbiet-Erinnerung und Frage, ob Klärungsbedarf besteht. Nach 14 Tagen letzte Erinnerung. Wenn Kunde antwortet, landet die Antwort in Ihrer Inbox mit Markierung „Nachfass-Antwort".

„Jeden Monat 200+ Rechnungen von Handwerkern, Versorgern, Lieferanten. Die Buchhaltung tippt jede einzeln ab, ordnet sie dem richtigen Objekt zu und scannt sie. 2 volle Tage pro Monat — nur fürs Abtippen."

Rechnungen aus dem Mail-Postfach werden per OCR + KI ausgelesen, dem richtigen Objekt zugeordnet und als Import-Datei für Ihre Buchhaltungssoftware bereitgestellt. Die Buchhaltung muss nur noch freigeben statt erfassen.

„Auftrag fertig, Rechnung muss raus. Aus dem Angebot übernehmen, geleistete Stunden eintragen, eventuell Zusatzleistungen ergänzen, Rechnungsnummer hochzählen, Buchhaltungssoftware. 30–45 Minuten pro Rechnung, abends nach Feierabend."

Auftrag wird im System als „abgeschlossen" markiert, geleistete Stunden werden gemeldet. KI erstellt aus diesen Daten automatisch eine Rechnung im richtigen Branding, mit korrekter Nummer und Steuersatz, und übergibt sie an die Buchhaltungssoftware.