Quick Wins zuerst — jeder Use-Case in 3 bis 14 Tagen umsetzbar. Im Use-Case-Finder bekommen Sie eine personalisierte Empfehlung für Ihren konkreten Betrieb.
Quick WinMandanten-Mails automatisch klassifizieren und routen
„Pro Tag 30–80 Mandanten-Mails: Beleg-Zustellung, Frage zur USt-Voranmeldung, Bitte um Termin, Beschwerde, Dringend-Fristen. Mein Team sortiert manuell, leitet weiter. Bei dringenden Sachen geht Zeit verloren — Fristen-Mails werden nicht immer sofort erkannt."
Eingehende Mandanten-Mails werden klassifiziert (Beleg / Frage / Termin / Frist / Beschwerde), automatisch in passende Gmail-Labels / Outlook-Ordner sortiert, der zuständige Bearbeiter wird per Notification informiert. Fristen-Mails lösen Priority-Alert aus.
Zeitersparnis5–8 h/WocheSetup3–5 Tage
Im Use-Case-Finder vertiefen →Mittlerer AufwandEingangsrechnungen automatisch erfassen & vorbuchen
„Jeden Monat 200+ Rechnungen von Handwerkern, Versorgern, Lieferanten. Die Buchhaltung tippt jede einzeln ab, ordnet sie dem richtigen Objekt zu und scannt sie. 2 volle Tage pro Monat — nur fürs Abtippen."
Rechnungen aus dem Mail-Postfach werden per OCR + KI ausgelesen, dem richtigen Objekt zugeordnet und als Import-Datei für Ihre Buchhaltungssoftware bereitgestellt. Die Buchhaltung muss nur noch freigeben statt erfassen.
Zeitersparnis8–12 h/WocheSetup10–15 Tage
Im Use-Case-Finder vertiefen →Mittlerer AufwandPDF-Belege automatisch in Buchhaltungssoftware übernehmen
„Pro Klient kommen monatlich 50–200 PDF-Belege per Mail, manche per Post (eingescannt), manche aus DATEVconnect. Mein Team tippt Rechnungsnummer, Betrag, USt-Schlüssel, Lieferant, Datum manuell in BMD/DATEV/RZL ab. 30–60 Sekunden pro Beleg, Konzentrations-mörderisch über Stunden."
PDF-Belege werden automatisch erkannt, Rechnungsdaten extrahiert (Rechnungsnummer, Betrag, USt., Lieferant, Datum, Buchungstext-Vorschlag) und als Buchungsvorschlag direkt in Ihre Buchhaltungssoftware übergeben. Buchhalter prüft und bucht ab — kein Tippen mehr.
Zeitersparnis6–12 h/WocheSetup7–12 Tage
Im Use-Case-Finder vertiefen →Mittlerer AufwandMandanten automatisch an fehlende Belege erinnern
„Vor jedem Klient-Abschluss prüfe ich, welche Belege fehlen, schreibe individuelle Mails: „Bitte schicken Sie noch die Rechnungen vom März, Kontoauszüge Bank XY für Q1, und die Kfz-Rechnungen." Bei 30 Klienten pro Monat 5–10 Stunden für Mandanten-Nachforderungen."
System erkennt aus dem Klient-Stamm und aktuellen Buchhaltungsdaten, welche Belege/Unterlagen fehlen. Generiert personalisierte Erinnerungs-Mails mit konkreten Punkten — Klient bekommt klare Liste statt vager Bitte.
Zeitersparnis3–6 h/WocheSetup5–8 Tage
Im Use-Case-Finder vertiefen →Mittlerer AufwandMonatliche Klienten-Reports automatisch generiert
„Klienten wollen monatliche Kurz-Reports: „Wie steht meine Firma?", „Wie hoch ist meine USt-Last?", „Kosten-Entwicklung der letzten 3 Monate". Manuelle Erstellung dauert 30–60 Minuten pro Klient. Bei 30 Klienten ein ganzer Arbeitstag pro Monat — den ich oft nicht habe."
Aus Buchhaltungsdaten generiert KI automatisch monatliche Klienten-Reports mit Kennzahlen, kurzem KI-Kommentar zur Entwicklung und 3 Praxis-Hinweisen. Sie prüfen, ergänzen Persönliches, versenden — 5 Min pro Klient statt 30.
Zeitersparnis3–5 h/WocheSetup6–10 Tage
Im Use-Case-Finder vertiefen →Mittlerer AufwandSteuerliche Fristen automatisch tracken und erinnern
„Pro Klient verschiedene Fristen: USt-Voranmeldung monatlich oder quartalsweise, Jahresabschluss, ESt-Erklärung, KSt-Erklärung, eventuell Lohn-Meldungen. Bei 120 Klienten ist das ein Excel-Wahnsinn. Wenn eine Frist gerissen wird: Geldbuße für Klient, Stress für meine Kanzlei."
Alle Klienten-Fristen werden zentral verwaltet. KI erkennt USt-Periode aus Klient-Stamm (monatlich/quartalsweise/jährlich), berechnet alle relevanten Fristen pro Klient automatisch. 14 Tage vor Frist Erinnerung an Bearbeiter:in, 5 Tage Eskalation.
Zeitersparnis2–4 h/WocheSetup5–8 Tage
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