70 %
Routinen
Abrechnungsfragen, Hausordnung, Termin-Bestätigungen. Wiederholen sich täglich.
Pilot-Paket für Hausverwaltungen
Mieter-Mails sortieren sich
von selbst.
In 14 Tagen entscheidet eine KI für Sie, welche Mieter-Mail wirklich sofort auf Ihren Schreibtisch muss — und welche automatisch ins richtige Postfach, mit Priorität und Antwort-Vorlage landet. Festpreis €990. Pilot-Phase €690.
Letzter Pilot-Platz frei ·bis 30. September 2026
Das Problem
Eine 800-Einheiten-Verwaltung bekommt 60–120 Mails am Tag.
25 %
Zeitkritisch
Schadensmeldungen, Versammlungs-Antworten, Mahnungen. Dürfen nicht liegen bleiben.
5 %
Wirklich dringend
Wasserschaden, Lift-Ausfall, Behörden-Briefe, Kündigungen. Versinken in der Hochsaison zwischen Mahnungen.
Heute liest jemand jede einzelne Mail, entscheidet manuell, leitet weiter. Das kostet 5–8 Stunden pro Woche pro Mitarbeiter.
Für wen das Paket gemacht ist
Passt zu Ihrer Hausverwaltung?
Ja, das ist für Sie, wenn...
- 200–2.500 Verwaltungseinheiten
- Mindestens 30 Mieter-Mails pro Werktag
- Zentraler Sammel-Posteingang (info@, office@) oder pro Mitarbeiter eigene Postfächer
- Gmail, Outlook 365 oder ein IMAP-fähiges Postfach
- 60 Min/Woche Feedback-Bereitschaft in den ersten 4 Wochen
Nicht für Sie, wenn...
- Vollintegrierte ERP-Welt (Domus, immoware24, Karthago) mit eigenem Ticket-System — dann brauchen Sie eine ERP-Integration, kein Mail-Triage-Paket
- Reine Eigentümer-Verwaltung ohne Mieter-Kommunikation
- Weniger als 30 Mails pro Tag — die Wirtschaftlichkeit rechnet sich nicht
Was im Paket enthalten ist
Neun konkrete Deliverables.
01
Klassifizierungs-Workflow in n8n
Eingehende Mails werden in 6–8 Kategorien einsortiert: Schadensmeldung, Abrechnung, Kündigung, Versammlung, Behörde, Beschwerde, Routine-Anfrage, Sonstiges.
02
Postfach-Routing
Jede Kategorie geht in einen Gmail-Label oder Outlook-Ordner. Auf Wunsch zusätzlich Push-Notification (Slack, Teams, SMS) bei dringenden Fällen.
03
Antwort-Vorlagen
Fuenf vorgefertigte Antwort-Drafts, die der zuständige Mitarbeiter mit einem Klick versenden kann. Auf Wunsch mit Ticket-Nummer und Bearbeitungszeit-Hinweis.
04
Spam- und PII-Schutz
Sensitive Kategorien (Kündigung, Behörde, Beschwerde) umgehen jeden LLM und werden direkt menschlich gesichtet. Keine Verschickung von Mieterdaten an US-Modelle.
05
Confidence-Threshold + Human-in-the-Loop
Liegt die KI-Sicherheit unter 80 %, landet die Mail im Ordner "Manuelle Prüfung". Keine Auto-Antwort, kein Risiko.
06
DSGVO-konformes EU-Hosting
n8n auf Hostinger EU, Mistral EU als Klassifikator. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Teil des Pakets.
07
Live-Test mit Ihren Realdaten
Tag 8–12: fünf Werktage Schatten-Betrieb. KI klassifiziert parallel, Sie sehen die Treffer-Quote bevor wir live gehen.
08
Schulung + Übergabe-Doku
60-Min Webinar für Ihr Team plus schriftliche Doku mit allen Workflow-Zugängen, Prompts und Konfigurationen.
09
Sie besitzen alles
n8n-Workflow, Prompts, Doku, Zugänge — bei uns kein Lock-in. Wenn Sie morgen kündigen, läuft der Bot weiter.
Was nicht enthalten ist
Damit Sie wissen, was Sie nicht bekommen.
Pilotprojekte funktionieren nur, wenn von Anfang an klar ist, was dazugehört — und was nicht. Diese Punkte sind explizit nicht im Festpreis €990 enthalten:
- Antworten auf komplexe juristische Anfragen — das bleibt menschlich
- Anbindung an Hausverwaltungs-ERP (Domus, immoware24, Karthago) → separates Modul ab €1.500
- Telefonate → Voice-Bot-Add-on, siehe unten
- WhatsApp-Eingang → WhatsApp-Bot-Add-on, siehe unten
- Automatischer Versand ohne menschliche Freigabe (kann in Phase 2 freigeschaltet werden)
14 Tage in drei Sprints
So läuft der Pilot ab.
Wir arbeiten in fixen Sprint-Blöcken mit klaren Lieferungen am Sprint-Ende. Sie wissen jederzeit, wo wir stehen.
- 01
Wir interviewen einen Mitarbeiter aus dem Posteingang-Team (60 Min), analysieren 200 anonymisierte Mails der letzten Woche, definieren die 6–8 Kategorien.
Ihr Part (bewusst klein):1× 60 Min Call + Mail-Samples bereitstellen - 02
Wir bauen den Workflow: Kategorien, Antwort-Vorlagen, Routing-Regeln, Sicherheits-Schwellen und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Ihr Part (bewusst klein):Zugang zu einem Test-Postfach — wie das sicher geht, zeigen wir Ihnen - 03
Null Risiko für Ihren laufenden Betrieb: Die KI klassifiziert zunächst nur parallel mit, ohne live einzugreifen. Sie sehen tägliche Stichproben und Trefferquote, wir kalibrieren die Schwellen.
Ihr Part (bewusst klein):15 Min pro Tag Stichproben-Check - 04
Workflow aktiviert, 60-Min Schulung für Ihr Team, Doku-Übergabe, Notfall-Eskalations-Hotline für 30 Tage.
Ihr Part (bewusst klein):Schulung mitmachen - 05
30-Min Call: Was läuft gut, wo nachjustieren, was sind die nächsten Module.
Ihr Part (bewusst klein):30 Min
Ihr Gesamtaufwand: rund 3 bis 4 Stunden, verteilt über die 14 Tage — den Rest machen wir.
Preis und Pilot-Phase
Festpreis. Keine versteckten Kosten.
Setup (einmalig)
€990
regulär · zzgl. USt.
🏷 Pilot-Phase 2026
€690
Letzter Pilot-Platz 2026
Letzter Pilot-Platz frei
Was wir im Gegenzug für den Pilot-Preis erbitten
- Logo und Firmenname dürfen auf kinavigator.at
- Kurzes schriftliches Testimonial nach 30 Tagen (3–5 Sätze)
- Optional: 1 Telefon-Referenz für andere Hausverwaltungen
Monatliche Betreuung nach dem Start (optional)
Betreuung S
€99 / Monat
Wir überwachen den laufenden Betrieb und übernehmen kleine Anpassungen (1 h pro Monat)
Betreuung M
€199 / Monat
Wie Betreuung S, plus eine Erweiterung Ihres Workflows pro Quartal
Betreuung L
€499 / Monat
Wie Betreuung M, für mehrere Workflows gleichzeitig — Ihre Anliegen werden bevorzugt behandelt
Laufende Betriebskosten — zahlen Sie direkt an die Anbieter
- Server-Hosting (Hostinger, EU): erfahrungsgemäß ca. €10–15 pro Monat
- KI-Nutzung (Mistral, EU): je nach Mail-Aufkommen meist ca. €10–25 pro Monat
Alle Preise zuzüglich USt. Die Betriebskosten sind Erfahrungswerte, keine Fixpreise: Wir richten Hosting und KI-Dienste auf Ihren eigenen Konten ein, Sie bekommen alle Zugangsdaten — die Anbieter verrechnen direkt mit Ihnen, ohne Aufschlag durch uns. Der Festpreis gilt für den vereinbarten Leistungsumfang (siehe „Was im Paket enthalten ist" und „Was nicht enthalten ist").
Garantie
Vier Versprechen, die wir messbar einhalten.
14-Tage-Live-Garantie
Wenn der Workflow nach 14 Tagen nicht live ist, zahlen Sie nichts — unabhängig vom Grund.
30-Tage-Treffer-Garantie
Wenn die Klassifizierungs-Trefferquote nach 30 Tagen unter 85 % liegt und wir das nicht beheben, erstatten wir 50 % zurück.
Kein Lock-in
Sie können den Workflow zu jedem Zeitpunkt zu einem anderen Anbieter mitnehmen — Doku und Code gehören Ihnen.
Datenhoheit
Wir berühren nie Klardaten von Mietern in einem US-Modell. Mistral EU klassifiziert, sensitive Kategorien gehen ohne LLM direkt zum Menschen.
Optionale Module
Kombinierbar mit Ihrem Pilot.
Sobald der Mail-Triage-Pilot läuft, sind diese Module die natürlichen nächsten Schritte. Auch sofort dazu buchbar.
WhatsApp-Eingang
+€490 Setup·+€49 / Monat
Sinnvoll, wenn Mieter zunehmend per WhatsApp schreiben (Realität in AT). KI klassifiziert WhatsApp parallel zu Mail.
Voice-Bot
+€790 Setup·+€79 / Monat
Sinnvoll, wenn Telefonanrufe außerhalb Bürozeiten verloren gehen. Bot nimmt Anliegen auf, transkribiert, klassifiziert wie Mail.
Onboarding-Portal
+€490 Setup·+€29 / Monat
Sinnvoll, wenn neue Mieter heute noch Papier-Formulare bekommen. Self-Service-Portal mit DSGVO-Audit-Trail.
RAG-Wissensbasis
+€690 Setup·+€39 / Monat
Sinnvoll, wenn Routine-Antworten heute noch manuell zusammengesucht werden. Bot zitiert direkt aus Ihrer Doku.
Erwartetes Ergebnis nach 14 Tagen
Messbare Kennzahlen, keine Hoffnungswerte.
Zeit für Mail-Sortierung
60–90 Min/Tag/Person
10–15 Min/Tag/Person
Dringende Mails übersehen
1–3 pro Monat
0 (Push-Notification)
Reaktionszeit Routine-Mails
24–48 h
<4 h via Antwort-Vorlagen
Klassifizierungs-Trefferquote
nicht messbar
≥85 % (garantiert)
Häufige Fragen
Was Hausverwaltungen vor dem Pilot fragen.
Confidence-Schwelle 80 %. Was die KI unsicher ist, geht in den Ordner "Manuelle Prüfung". Sensitive Kategorien (Kündigung, Behörde, Beschwerde) gehen IMMER zum Menschen, nie durch einen LLM.
Nein. Klassifizierung läuft auf Mistral EU (Frankreich). Sensitive Kategorien umgehen jeden LLM. Auftragsverarbeitungsvertrag liegt bei. Auf Wunsch lokales Ollama-Setup auf Ihrer Hardware (Mac Mini ca. €1.000) — dann verlassen die Daten nie Ihr Haus. Wie wir Daten konkret schützen: /datensicherheit/.
Ja — Sie verarbeiten Mieter-Mails ohnehin schon. Die KI ist nur ein Werkzeug der Sortierung, kein neuer Datenempfänger im DSGVO-Sinn. Der AVV mit uns regelt die Rolle als Auftragsverarbeiter formell.
Im Schatten-Betrieb (Tag 8–12) erkennen wir typische Fehl-Klassifizierungen vor dem Go-Live. Nach Go-Live verbessert jede Korrektur durch Sie das Modell für die nächste Woche. Dazu kommt die 30-Tage-Treffer-Garantie: wenn die Quote unter 85 % bleibt, erstatten wir 50 %.
Sie nehmen den n8n-Workflow mit. Er läuft auf Ihrer Hostinger-Instanz weiter — die liegt sowieso auf Ihrem Konto. Wir liefern Übergabe-Doku. Kein Lock-in, keine Daten-Geiselhaft.
Im Mail-Triage-Paket nicht. Wir liefern Routing in Gmail oder Outlook. Eine ERP-Anbindung ist ein eigenes Modul ab €1.500 — sinnvoll, sobald der Triage-Pilot stabil läuft. So vermeiden Sie, beides gleichzeitig zu lernen.
Outlook-Filter sind regelbasiert — "wenn Wort X, dann Ordner Y". Eine Mail wie "Bei uns rinnt es aus der Decke, ich glaub das ist eine Notfallsituation, Sie verstehen?" hat keinen Trigger-Wort. Eine KI versteht den Kontext und erkennt Schadensmeldung auch ohne das Wort "Schaden".
Klingt nach Ihrer Hausverwaltung?
Ein kurzes Erstgespräch (15 Minuten) klärt, ob der Pilot zu Ihrer Situation passt. Kein Verkaufsgespräch — wir hören zu und sagen ehrlich, ob es passt oder nicht.